La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los principios, finalidades, procedimientos y condiciones bajo los cuales GRUPO GLOBAL EXPRESS SAS, identificada con NIT 901570895, en calidad de Responsable del Tratamiento, recolecta, almacena, consulta, actualiza, utiliza, transmite y, cuando sea necesario, comparte los datos personales de los titulares a través de la plataforma tecnológica utilizada para la administración de afiliados, conductores, propietarios, autorizados, empleados, clientes, responsables contractuales, pasajeros, vehículos, contratos, FUEC, documentos, servicios de transporte especial, evidencias y demás procesos administrativos, contractuales, documentales, regulatorios y operativos propios de la organización.
La plataforma tecnológica es suministrada bajo un modelo de Software como Servicio (SaaS) por DATACORP, quien podrá actuar como Encargado del Tratamiento de los datos personales cuando realice actividades de alojamiento, almacenamiento, procesamiento técnico, respaldo, mantenimiento, actualización, soporte, monitoreo, administración tecnológica, seguridad de la plataforma o recuperación de información por cuenta de GRUPO GLOBAL EXPRESS SAS.
El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan.
1. Responsable del Tratamiento
El Responsable del Tratamiento de los datos personales es GRUPO GLOBAL EXPRESS SAS, quien decide sobre las bases de datos, las finalidades del tratamiento y los medios esenciales mediante los cuales se tratará la información personal de los titulares.
- Razón social: GRUPO GLOBAL EXPRESS SAS
- NIT: 901570895
- Domicilio: BOGOTÁ, COLOMBIA
- Dirección: Diagonal 61 sur #68c - 09
- Correo de contacto: info@globalexpressvip.com
- Llamadas directas: 3102497045
- WhatsApp: 319 5674196 (solo mensajes)
2. Encargado del Tratamiento y proveedor tecnológico
DATACORP podrá actuar como proveedor tecnológico y Encargado del Tratamiento respecto de los datos personales almacenados o procesados en la plataforma, cuando realice actividades por cuenta del Responsable del Tratamiento.
En calidad de Encargado, el proveedor tecnológico tratará los datos personales únicamente conforme a las instrucciones impartidas por GRUPO GLOBAL EXPRESS SAS, para la correcta prestación del servicio tecnológico, y no utilizará la información para finalidades propias distintas a las autorizadas, necesarias o compatibles con la operación, soporte, seguridad, mantenimiento y continuidad de la plataforma.
La plataforma puede operar bajo un modelo multitenant, lo que significa que una misma infraestructura tecnológica puede prestar servicio a diferentes empresas usuarias, manteniendo medidas de separación lógica, control de acceso y restricciones destinadas a evitar que una empresa acceda a la información de otra.
3. Titulares de la información
Esta política aplica al tratamiento de datos personales de las personas naturales cuyos datos sean tratados por medio de la plataforma, incluyendo, entre otros:
- Afiliados o solicitantes de afiliación.
- Conductores.
- Propietarios de vehículos.
- Usuarios autorizados.
- Empleados o colaboradores.
- Clientes, contratantes y responsables contractuales.
- Pasajeros o beneficiarios de servicios de transporte especial.
- Representantes legales, contactos administrativos, operativos o financieros.
- Personas que interactúen con formularios, portales, módulos, documentos o servicios de la plataforma.
4. Datos personales recolectados
La plataforma podrá recolectar y tratar, según el rol del titular y la finalidad aplicable, los siguientes datos personales:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de documento de identificación.
- Fecha de nacimiento.
- Sexo.
- Número de celular o teléfono de contacto.
- Correo electrónico.
- Dirección, departamento, ciudad y demás datos de ubicación o residencia.
- Datos de acceso, autenticación, usuario, contraseña cifrada, rol, permisos y registros de ingreso a la plataforma.
- Información de afiliación, intención de afiliación, función deseada o rol dentro del sistema.
- Datos de conductores, propietarios, autorizados, empleados, clientes y responsables contractuales.
- Información laboral o administrativa, cuando aplique, como cargo, área, fecha de ingreso, salario u otros datos necesarios para la gestión interna.
- Información de vehículos, placas, marca, modelo, color, número de motor, número de chasis, tipo de vehículo, capacidad, proveedor, propietario o relaciones con conductores.
- Información de servicios de transporte, rutas, origen, destino, fechas, horarios, observaciones, asignaciones, novedades, cierre de servicios y trazabilidad operativa.
- Información de pasajeros, incluyendo nombre, documento, contacto, origen, destino o datos requeridos para la prestación del servicio o generación de documentos operativos.
- Documentos cargados a la plataforma, tales como cédula, licencia de conducción, SOAT, tarjeta de operación, tarjeta de propiedad, revisión técnico-mecánica, pólizas, autorizaciones, fotografías u otros soportes requeridos.
- Información de contratos, FUEC, extractos, rutas, conductores, vehículos, responsables y pasajeros asociados.
- Información de ubicación, GPS, coordenadas, recorridos, tiempos, distancias, trazabilidad de vehículos y ejecución de servicios, cuando aplique.
- Evidencias fotográficas, documentales u operativas asociadas a servicios, novedades, cierres, inspecciones o procesos internos.
- Información relacionada con preoperacionales, fatiga, estado operativo o condiciones declaradas por conductores, cuando el servicio, la seguridad operacional o la normativa lo requieran.
- Datos asociados a comunicaciones, notificaciones, correos transaccionales, tokens, recuperación de contraseña o confirmaciones operativas.
- Registros técnicos, logs, auditorías, direcciones IP, navegador, dispositivo, fecha, hora, acciones realizadas y demás información necesaria para seguridad, trazabilidad y soporte.
5. Datos sensibles o de especial protección
Algunos datos tratados a través de la plataforma pueden tener la naturaleza de datos sensibles o información especialmente protegida, en la medida en que puedan revelar aspectos relacionados con salud, estado psicofísico, fatiga, medicamentos, consumo de alcohol, ubicación, fotografías, documentos personales o información cuya divulgación indebida pueda afectar la intimidad, seguridad o derechos del titular.
El titular no está obligado a suministrar datos sensibles, salvo cuando estos sean necesarios para finalidades de seguridad operacional, cumplimiento legal, gestión de riesgos, validación documental, ejecución contractual o prestación del servicio de transporte especial.
Cuando se requiera tratar datos sensibles, el Responsable procurará informar al titular sobre la finalidad específica del tratamiento y adoptará medidas razonables para limitar el acceso a dicha información únicamente al personal autorizado o a los terceros que deban conocerla para cumplir la finalidad correspondiente.
6. Finalidades del tratamiento
Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
- Crear, validar y administrar cuentas de usuario.
- Gestionar solicitudes de afiliación, vinculación o actualización de información.
- Validar identidad, documentos, requisitos legales, contractuales, operativos y regulatorios.
- Administrar conductores, propietarios, autorizados, empleados, clientes, responsables contractuales y vehículos.
- Gestionar documentos, vencimientos, reemplazos, historiales documentales, alertas y soportes exigidos para la operación.
- Programar, asignar, ejecutar, controlar y cerrar servicios de transporte especial.
- Registrar pasajeros, rutas, servicios, novedades, observaciones, evidencias y demás información necesaria para la prestación del servicio.
- Generar contratos, FUEC, extractos, reportes, documentos operativos, constancias y soportes administrativos.
- Realizar seguimiento operativo, trazabilidad GPS, control de rutas, cálculo de distancias, tiempos estimados y seguridad del servicio.
- Utilizar servicios de mapas, georreferenciación o cálculo de rutas para apoyar la operación logística.
- Gestionar evidencias fotográficas, novedades, inspecciones, reportes, cierres de servicios y validaciones operativas.
- Gestionar preoperacionales, reportes de fatiga, condiciones operativas y controles relacionados con seguridad vial o seguridad operacional.
- Administrar liquidaciones, prefacturas, pagos, conciliaciones, reportes financieros u obligaciones contractuales relacionadas con el servicio.
- Enviar comunicaciones operativas, administrativas, transaccionales o de seguridad por correo electrónico u otros canales autorizados o necesarios para la prestación del servicio.
- Atender consultas, solicitudes, reclamos, peticiones, requerimientos internos o externos y ejercicios de derechos de los titulares.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas, regulatorias y de transporte especial.
- Responder requerimientos de autoridades judiciales, administrativas, regulatorias, de tránsito, transporte, control o inspección.
- Proteger la seguridad de la plataforma, prevenir fraude, gestionar incidentes, conservar logs, auditorías y registros de trazabilidad.
- Realizar soporte técnico, mantenimiento, actualización, respaldo, monitoreo, corrección de errores y continuidad del servicio tecnológico.
- Conservar evidencia de la autorización otorgada por el titular, incluyendo versión de la política aceptada, fecha, hora, IP, navegador, dispositivo y origen de la aceptación.
7. Tratamiento de datos de ubicación, GPS y rutas
La plataforma podrá tratar información de ubicación, coordenadas, rutas, recorridos, tiempos, distancias, estado de ejecución del servicio, ubicación de inicio y fin, así como datos asociados a dispositivos GPS instalados en vehículos o integraciones con proveedores de seguimiento.
Esta información será utilizada para finalidades de seguridad operacional, trazabilidad del servicio, control de rutas, asignación de vehículos, verificación de recorridos, soporte a clientes, gestión de novedades, cumplimiento contractual y cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias relacionadas con el transporte especial.
8. Tratamiento de documentos, FUEC y evidencias
La plataforma podrá almacenar y gestionar documentos personales, vehiculares, contractuales, regulatorios y operativos, incluyendo documentos de identidad, licencias de conducción, documentos del vehículo, pólizas, SOAT, revisión técnico-mecánica, tarjeta de operación, contratos, FUEC, extractos, fotografías y evidencias asociadas a servicios.
Estos documentos serán tratados para validar requisitos legales, gestionar la afiliación, soportar la operación, generar documentos exigidos por la normativa aplicable, controlar vencimientos, conservar trazabilidad documental y atender requerimientos contractuales, administrativos, regulatorios o de autoridad competente.
Las evidencias fotográficas o documentales podrán contener información personal, placas, ubicaciones, rostros, documentos, lugares o elementos relacionados con la ejecución del servicio. Por ello, su acceso deberá estar limitado a los usuarios autorizados y a las finalidades descritas en esta política.
9. Autorización del titular
Al registrarse, usar la plataforma, cargar documentos, actualizar información, solicitar servicios, aceptar esta política o suministrar datos personales por cualquier medio dispuesto por el Responsable, el titular declara que ha leído esta Política de Tratamiento de Datos Personales y autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, formularios web, casillas de aceptación, firma, registro en plataforma, correo electrónico, mecanismos de autenticación o cualquier otro medio que permita su posterior consulta.
La plataforma podrá conservar evidencia de dicha autorización, incluyendo versión de la política, fecha y hora de aceptación, dirección IP, navegador, dispositivo utilizado, usuario asociado, origen de la aceptación y demás datos técnicos necesarios para acreditar que la autorización fue otorgada.
10. Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe dicha autorización.
- Ser informados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal, contractual o legítimo que obligue a conservarlo.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la ley.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes, salvo que exista una finalidad legítima y autorización correspondiente.
11. Encargados, proveedores tecnológicos y terceros
Para la correcta prestación del servicio, el Responsable podrá apoyarse en proveedores tecnológicos, servicios de infraestructura y terceros especializados que participen en el tratamiento de la información únicamente para cumplir las finalidades autorizadas por el titular, la operación del servicio o las obligaciones legales aplicables.
Entre dichos terceros podrán encontrarse proveedores de infraestructura en la nube, servicios de almacenamiento, bases de datos, copias de seguridad, correo electrónico transaccional, servicios de mapas digitales, geolocalización, seguimiento GPS, generación documental, autenticación, monitoreo, seguridad informática, soporte técnico, analítica operativa, proveedores de comunicaciones y autoridades competentes.
La plataforma tecnológica utilizada por el Responsable es desarrollada, administrada o soportada por DATACORP, quien podrá acceder a la información únicamente cuando sea necesario para prestar servicios de soporte, mantenimiento, actualización, respaldo, monitoreo, recuperación de información, solución de incidentes, seguridad informática, continuidad del servicio o cumplimiento de instrucciones impartidas por el Responsable.
El proveedor tecnológico no utilizará la información para fines comerciales propios, ni la venderá, cederá o divulgará a terceros diferentes de aquellos autorizados por la ley, por el Responsable del Tratamiento, por el titular de los datos o por las condiciones necesarias para la prestación del servicio SaaS.
12. Transferencia y transmisión de datos personales
Los datos personales podrán ser transmitidos o compartidos con Encargados del Tratamiento, proveedores tecnológicos, operadores de infraestructura, almacenamiento, respaldo, correo electrónico, mapas, geolocalización, GPS, soporte técnico, seguridad informática, generación documental u otros servicios necesarios para el funcionamiento de la plataforma y la ejecución de las finalidades autorizadas.
Cuando por razones técnicas sea necesario almacenar o procesar información mediante proveedores ubicados dentro o fuera del territorio colombiano, el Responsable y el Encargado procurarán que dicho tratamiento se realice observando medidas razonables de seguridad, confidencialidad y cumplimiento de los principios establecidos en la legislación colombiana de protección de datos personales.
13. Modelo SaaS multitenant
La plataforma podrá operar bajo una arquitectura SaaS multitenant, en la cual varios clientes o empresas usuarias utilizan una misma infraestructura tecnológica. En este modelo, el proveedor tecnológico implementa controles lógicos, restricciones de acceso, mecanismos de autenticación y medidas técnicas destinadas a que cada empresa acceda únicamente a la información que le corresponde.
Cada empresa de transporte que utilice la plataforma será responsable por la calidad, veracidad, actualización, autorización, uso y gestión de los datos personales que registre, cargue, administre o trate en el sistema, sin perjuicio de las obligaciones que correspondan al proveedor tecnológico como Encargado del Tratamiento.
14. Conservación de la información
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, regulatorias, administrativas u operativas, así como para atender auditorías, consultas, reclamos, requerimientos de autoridad o defensa ante eventuales reclamaciones.
Algunos datos, documentos, contratos, FUEC, evidencias, registros GPS, logs, auditorías o soportes operativos podrán conservarse por períodos superiores cuando exista una obligación legal, una necesidad contractual, una finalidad legítima de trazabilidad o un deber de conservación asociado a la operación de transporte especial.
15. Seguridad de la información
El Responsable implementa medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación, destrucción o cualquier tratamiento contrario a la ley.
El proveedor tecnológico implementa controles de seguridad sobre la plataforma, incluyendo mecanismos de autenticación, cifrado de contraseñas, control de acceso, gestión de permisos, registros de auditoría, respaldos, monitoreo, mantenimiento, separación lógica de información y demás medidas destinadas a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información almacenada.
Ningún sistema informático puede garantizar seguridad absoluta. Sin embargo, el Responsable y el Encargado adoptarán medidas razonables y proporcionales para reducir los riesgos asociados al tratamiento de datos personales y responder ante incidentes de seguridad conforme a sus responsabilidades.
16. Consultas y reclamos
El titular podrá ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento a través de los siguientes canales:
- Correo: info@globalexpressvip.com
- Dirección: Diagonal 61 sur #68c - 09
- Teléfono: 3102497045
La solicitud deberá contener, como mínimo, la identificación del titular, la descripción clara de los hechos o derechos que desea ejercer, los datos de contacto para recibir respuesta y los documentos que soporten su solicitud, cuando sean necesarios.
Las consultas y reclamos serán atendidos conforme a los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas aplicables.
17. Revocatoria de la autorización y supresión de datos
El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales cuando considere que estos no están siendo tratados conforme a la ley o a la presente política.
La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal, contractual, regulatorio, contable, operativo o de seguridad que obligue al Responsable a conservar la información, o cuando los datos sean necesarios para la ejecución de una relación vigente, la defensa de derechos o el cumplimiento de obligaciones legales.
18. Datos de niñas, niños y adolescentes
En caso de que la prestación de servicios de transporte especial involucre información de niñas, niños o adolescentes, el tratamiento de sus datos se realizará respetando sus derechos prevalentes, el interés superior del menor y las reglas especiales previstas en la legislación colombiana.
Cuando corresponda, el tratamiento de estos datos deberá contar con la autorización del representante legal o acudiente, y se limitará a las finalidades necesarias para la prestación del servicio, seguridad, identificación, control operativo, cumplimiento contractual o cumplimiento legal.
19. Actualización de la política
El Responsable podrá modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales cuando sea necesario para reflejar cambios legales, regulatorios, operativos, tecnológicos, contractuales o de funcionamiento de la plataforma.
En caso de cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento, en los datos tratados o en las condiciones de uso de la información, el Responsable podrá informar a los titulares y solicitar una nueva aceptación cuando resulte necesario.
20. Vigencia
Esta política rige desde 30 de junio de 2026 y permanecerá vigente mientras el Responsable realice el tratamiento de datos personales y mientras subsistan las finalidades legales, contractuales, regulatorias, operativas o administrativas que justifican la conservación de la información.
La versión vigente de esta política estará disponible para consulta en la plataforma tecnológica o en los canales definidos por el Responsable del Tratamiento.